GoBD-Archivierung: Belege revisionssicher aufbewahren

Was die GoBD von einem Archiv verlangen

Die GoBD sind die Grundsätze der Finanzverwaltung für Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie gelten für jedes Unternehmen, das Belege elektronisch empfängt, erstellt oder aufbewahrt, also heute für fast jedes. Für ein Archiv heißt das vor allem:

• Vollständig: jeder Beleg ist da, keiner fehlt.
• Unveränderbar: was aufbewahrt ist, bleibt, wie es war; eine Änderung ist als Änderung zu erkennen.
• Nachvollziehbar: festgehalten ist, wie ein Dokument ankam und wer wann was damit getan hat.
• Geordnet: ein Dokument ist in angemessener Zeit wiederzufinden.
• Lesbar: bis zum Ende der Frist lässt es sich öffnen und auswerten.

Wie lange aufbewahrt wird

Seit 2025 sind Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren (§ 147 AO, § 14b UStG), vorher waren es zehn. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren, empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs.

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2025 ist also bis zum 31. Dezember 2033 aufzubewahren.

Die E-Rechnung: aufbewahrt wird der Datensatz

Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Teil die Rechnung: die XML-Datei einer XRechnung oder die XML-Datei in einer ZUGFeRD-Rechnung. Nach dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025, mit dem die GoBD an die E-Rechnung angepasst wurden, genügt es, diesen strukturierten Teil aufzubewahren.

Das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung ist nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn es weitere steuerlich wichtige Angaben enthält, etwa einen Buchungsvermerk. Ein Ausdruck ersetzt die E-Rechnung nicht.

E-Rechnungen kostenlos empfangen

Was „revisionssicher“ bedeutet

Revisionssicher ist ein Wort aus der Praxis, nicht aus dem Gesetz: ein Archiv, in dem eine Prüfung jeden Beleg vollständig, unverändert und mit seiner Geschichte vorfindet. Eine amtliche Zertifizierung dafür gibt es nicht; nach den GoBD binden Testate für eine Software das Finanzamt nicht. Entscheidend ist, wie das Archiv im Unternehmen eingesetzt und beschrieben wird.

So bewahrt TWT DMS auf

• Jede Dokumentenart trägt ihre Aufbewahrung, acht Jahre, wo das Gesetz es sagt, gezählt ab dem Ende des Jahres.
• Ein Dokument bleibt die Datei, als die es ankam: das Foto, das PDF, die E-Rechnung.
• Ein archiviertes Dokument ist schreibgeschützt, und eine neue Version hebt jede frühere auf.
• Jeder Schritt steht im Verlauf des Dokuments, mit Person und Zeit; das Aktivitätslog behält ihn auch nach einer Löschung.
• Ist die Frist abgelaufen, schlägt das Archiv das Dokument vor. Nichts wird von selbst vernichtet; die Verwaltung entscheidet, ob es vernichtet oder länger aufbewahrt wird.
• Die Volltextsuche findet ein Dokument an jedem Wort, auch nach Jahren.
• Gelesen und gespeichert auf unseren eigenen Servern in Deutschland.

Die Verfahrensdokumentation

Die GoBD verlangen außerdem eine Verfahrensdokumentation: eine Beschreibung, wie Belege in Ihrem Unternehmen ankommen, erfasst, aufbewahrt und wiedergefunden werden. Sie beschreibt Ihre Abläufe, nicht nur die Software. Den Verlauf jedes Dokuments und die Aufbewahrung jeder Dokumentenart finden Sie dafür in TWT DMS; fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung.

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