الأرشفة وفق GoBD: حفظ المستندات بشكل يصمد أمام التدقيق

ما تشترطه قواعد GoBD في الأرشيف

GoBD هي مبادئ الإدارة الضريبية للدفاتر والسجلات والمستندات بالصيغة الإلكترونية. وهي تسري على كل شركة تستلم المستندات أو تُنشئها أو تحفظها إلكترونياً، أي على كل شركة تقريباً في أيامنا هذه. وهذا يعني بالنسبة إلى الأرشيف قبل كل شيء:

• كامل: كل المستندات موجودة، ولا ينقص منها شيء.
• غير قابل للتغيير: ما حُفظ يبقى كما كان؛ وأي تعديل يمكن تمييزه بوصفه تعديلاً.
• قابل للتتبع: مسجَّل كيف وصل المستند، ومن فعل به ماذا ومتى.
• منظَّم: يمكن العثور على المستند مجدداً في وقت معقول.
• مقروء: يمكن فتحه وتحليله حتى نهاية المدة.

مدة الحفظ

منذ 2025 يجب حفظ الفواتير ومستندات القيد ثماني سنوات (§ 147 AO, § 14b UStG)، بعد أن كانت المدة عشر سنوات. أما الدفاتر وقوائم الجرد والقوائم المالية السنوية فتبقى مدتها عشر سنوات، والرسائل التجارية الواردة والصادرة ست سنوات.

تبدأ المدة بنهاية السنة التقويمية التي نشأ فيها المستند. فالفاتورة الصادرة في مارس 2025 تُحفظ إذن حتى 31 ديسمبر 2033.

الفاتورة الإلكترونية: ما يُحفظ هو البيانات

منذ 2025 يجب على كل شركة أن تكون قادرة على استلام الفواتير الإلكترونية. وفي الفاتورة الإلكترونية يكون الجزء المنظم هو الفاتورة: ملف XML لفاتورة XRechnung، أو ملف XML داخل فاتورة ZUGFeRD. ووفق خطاب وزارة المالية الاتحادية المؤرخ في 14 يوليو 2025، الذي كيّف قواعد GoBD مع الفاتورة الإلكترونية، يكفي حفظ هذا الجزء المنظم.

ولا يلزم حفظ ملف PDF لفاتورة ZUGFeRD إضافة إلى ذلك إلا إذا تضمن بيانات أخرى مهمة ضريبياً، مثل ملاحظة قيد. والنسخة المطبوعة لا تحل محل الفاتورة الإلكترونية.

استلام الفواتير الإلكترونية مجاناً

معنى «يصمد أمام التدقيق»

عبارة «يصمد أمام التدقيق» (revisionssicher) مأخوذة من الممارسة لا من القانون: وتعني أرشيفاً يجد فيه المدقق كل مستند كاملاً ودون تغيير ومع سجله. ولا توجد لذلك شهادة رسمية؛ فوفق قواعد GoBD لا تُلزم الشهادات الممنوحة لبرنامج ما مصلحة الضرائب. والحاسم هو كيف يُستخدم الأرشيف في الشركة وكيف يُوصف.

هكذا يحفظ TWT DMS المستندات

• يحمل كل نوع مستند مدة حفظه: ثماني سنوات حيث ينص القانون على ذلك، تُحتسب من نهاية السنة.
• يبقى المستند الملف نفسه الذي وصل: الصورة أو ملف PDF أو الفاتورة الإلكترونية.
• المستند المؤرشف للقراءة فقط، والإصدار الجديد يحفظ كل إصدار سابق.
• كل خطوة مدوّنة في سجل المستند، بالشخص والوقت؛ ويحتفظ بها سجل النشاط حتى بعد الحذف.
• عند انتهاء المدة يطرح الأرشيف المستند للبت فيه. ولا يُتلف شيء تلقائياً؛ فالإدارة هي التي تقرر إتلافه أو حفظه مدة أطول.
• يعثر البحث في النص الكامل على المستند بأي كلمة فيه، حتى بعد سنوات.
• تُقرأ المستندات وتُخزَّن على خوادمنا الخاصة في ألمانيا.

توثيق الإجراءات

تشترط قواعد GoBD أيضاً توثيقاً للإجراءات (Verfahrensdokumentation): وصفاً لكيفية وصول المستندات إلى شركتك، وكيفية تسجيلها وحفظها والعثور عليها مجدداً. وهو يصف إجراءاتك أنت، لا البرنامج وحده. ولهذا التوثيق تجد في TWT DMS سجل كل مستند ومدة حفظ كل نوع مستند؛ وعند الشك اسأل مستشارك الضريبي.

تصدير DATEV للمستشار الضريبي