بایگانی طبق GoBD: نگهداری اسناد به شیوه‌ای قابل استناد در حسابرسی

آنچه قواعد GoBD از یک بایگانی می‌خواهند

GoBD اصول دستگاه مالیاتی آلمان برای دفاتر، سوابق و اسناد به شکل الکترونیکی است. این اصول برای هر کسب‌وکاری اعمال می‌شوند که اسناد را به‌صورت الکترونیکی دریافت، ایجاد یا نگهداری می‌کند، یعنی امروز تقریباً برای همه کسب‌وکارها. برای یک بایگانی، این پیش از همه یعنی:

• کامل: هر سندی موجود است و هیچ‌کدام کم نیست.
• تغییرناپذیر: آنچه نگهداری شده، همان‌طور که بود می‌ماند؛ هر تغییر به‌عنوان تغییر قابل تشخیص است.
• قابل پیگیری: ثبت شده است که یک سند چگونه رسید و چه کسی چه زمانی چه کاری با آن کرد.
• منظم: هر سند را می‌توان در زمانی معقول دوباره پیدا کرد.
• خوانا: تا پایان مدت نگهداری می‌توان آن را باز کرد و ارزیابی کرد.

مدت نگهداری چقدر است

از سال 2025 صورت‌حساب‌ها و اسناد حسابداری باید هشت سال نگهداری شوند (§ 147 AO, § 14b UStG)؛ پیش از آن ده سال بود. دفاتر، سیاهه‌های موجودی و صورت‌های مالی سالانه همچنان ده سال نگهداری می‌شوند و نامه‌های تجاری دریافتی و ارسالی شش سال.

این مدت از پایان سال تقویمی‌ای آغاز می‌شود که سند در آن پدید آمده است. بنابراین صورت‌حسابی از مارس 2025 باید تا 31 دسامبر 2033 نگهداری شود.

صورت‌حساب الکترونیکی: داده‌ها نگهداری می‌شوند

از سال 2025 هر کسب‌وکاری در آلمان باید بتواند صورت‌حساب الکترونیکی دریافت کند. در صورت‌حساب الکترونیکی، بخش ساختاریافته همان صورت‌حساب است: فایل XML یک XRechnung یا فایل XML درون یک صورت‌حساب ZUGFeRD. طبق بخشنامه 14 ژوئیه 2025 وزارت دارایی فدرال، که GoBD را با صورت‌حساب الکترونیکی سازگار کرد، نگهداری همین بخش ساختاریافته کافی است.

PDF یک صورت‌حساب ZUGFeRD تنها زمانی باید افزون بر آن نگهداری شود که اطلاعات دیگری با اهمیت مالیاتی در بر داشته باشد، برای نمونه یادداشت ثبت حسابداری. نسخه چاپی جای صورت‌حساب الکترونیکی را نمی‌گیرد.

دریافت رایگان صورت‌حساب‌های الکترونیکی

معنای «قابل استناد در حسابرسی»

«قابل استناد در حسابرسی» (revisionssicher) اصطلاحی از عرف کار است، نه از قانون: بایگانی‌ای که حسابرسی در آن هر سند را کامل، بدون تغییر و همراه با تاریخچه‌اش می‌یابد. گواهی رسمی برای آن وجود ندارد؛ طبق GoBD، تأییدیه‌هایی که برای یک نرم‌افزار صادر می‌شوند برای اداره مالیات الزام‌آور نیستند. آنچه تعیین‌کننده است، این است که بایگانی در کسب‌وکار چگونه به کار گرفته و توصیف می‌شود.

TWT DMS چگونه نگهداری می‌کند

• هر نوع سند مدت نگهداری خودش را دارد: هشت سال، هر جا که قانون چنین می‌گوید، شمرده از پایان سال.
• هر سند به همان شکلی که رسیده است می‌ماند: عکس، PDF یا صورت‌حساب الکترونیکی.
• سند بایگانی‌شده فقط خواندنی است و نسخه جدید، همه نسخه‌های پیشین را نگه می‌دارد.
• هر گام با شخص و زمان در تاریخچه سند ثبت است؛ گزارش فعالیت‌ها آن را حتی پس از حذف نیز نگه می‌دارد.
• وقتی مدت نگهداری به پایان برسد، بایگانی سند را پیشنهاد می‌دهد. هیچ سندی خودبه‌خود امحا نمی‌شود؛ مدیریت تصمیم می‌گیرد که امحا شود یا طولانی‌تر نگهداری شود.
• جست‌وجوی تمام‌متن هر سند را با هر واژه‌ای که در آن آمده است پیدا می‌کند، حتی پس از سال‌ها.
• خوانده‌شده و ذخیره‌شده روی سرورهای خودمان در آلمان.

مستندات فرایندها

قواعد GoBD افزون بر این، مستندات فرایندها (Verfahrensdokumentation) را می‌خواهند: توصیفی از اینکه اسناد در کسب‌وکار شما چگونه می‌رسند، ثبت می‌شوند، نگهداری می‌شوند و دوباره پیدا می‌شوند. این مستندات روندهای کاری شما را توصیف می‌کند، نه فقط نرم‌افزار را. تاریخچه هر سند و مدت نگهداری هر نوع سند را برای این کار در TWT DMS می‌یابید؛ در صورت تردید از مشاور مالیاتی خود بپرسید.

خروجی DATEV برای مشاور مالیاتی