Archiwizacja GoBD: przechowuj dowody księgowe zgodnie z wymogami audytu

Czego GoBD wymagają od archiwum

GoBD to zasady niemieckiej administracji skarbowej dotyczące ksiąg, zapisów i dokumentów w formie elektronicznej. Dotyczą każdej firmy, która otrzymuje, tworzy lub przechowuje dowody księgowe elektronicznie, czyli dziś niemal każdej. Dla archiwum oznacza to przede wszystkim:

• Kompletność: każdy dowód księgowy jest na miejscu, żadnego nie brakuje.
• Niezmienność: to, co jest przechowywane, pozostaje takie, jakie było; zmianę można rozpoznać jako zmianę.
• Identyfikowalność: zapisane jest, jak dokument dotarł oraz kto, co i kiedy z nim zrobił.
• Uporządkowanie: dokument można odnaleźć w rozsądnym czasie.
• Czytelność: do końca okresu przechowywania dokument można otworzyć i przeanalizować.

Jak długo trwa przechowywanie

Od 2025 r. faktury i dowody księgowe przechowuje się przez osiem lat (§ 147 AO, § 14b UStG); wcześniej było to dziesięć lat. Księgi, inwentarze i roczne sprawozdania finansowe nadal przechowuje się przez dziesięć lat, a otrzymane i wysłane pisma handlowe przez sześć.

Okres zaczyna biec z końcem roku kalendarzowego, w którym dokument powstał. Fakturę z marca 2025 r. trzeba więc przechowywać do 31 grudnia 2033 r.

E-faktura: przechowuje się dane

Od 2025 r. każda firma w Niemczech musi mieć możliwość odbierania e-faktur. W przypadku e-faktury fakturą jest jej ustrukturyzowana część: plik XML faktury XRechnung albo plik XML zawarty w fakturze ZUGFeRD. Zgodnie z pismem Federalnego Ministerstwa Finansów z 14 lipca 2025 r., które dostosowało GoBD do e-faktury, wystarczy przechowywać tę ustrukturyzowaną część.

Plik PDF faktury ZUGFeRD trzeba przechowywać dodatkowo tylko wtedy, gdy zawiera dalsze informacje istotne dla celów podatkowych, na przykład adnotację księgową. Wydruk nie zastępuje e-faktury.

Bezpłatny odbiór e-faktur

Co oznacza „zgodny z wymogami audytu”

„Zgodny z wymogami audytu” (revisionssicher) to określenie z praktyki, a nie z przepisów: oznacza archiwum, w którym kontrola znajduje każdy dowód księgowy kompletny, niezmieniony i wraz z jego historią. Urzędowej certyfikacji w tym zakresie nie ma; zgodnie z GoBD atesty wydane dla oprogramowania nie wiążą urzędu skarbowego. Decydujące jest to, jak archiwum jest stosowane i opisane w firmie.

Jak TWT DMS przechowuje dokumenty

• Każdy rodzaj dokumentu ma swój okres przechowywania, liczony od końca roku: osiem lat tam, gdzie wymaga tego prawo.
• Dokument pozostaje plikiem, jakim dotarł: zdjęciem, plikiem PDF, e-fakturą.
• Zarchiwizowany dokument jest tylko do odczytu, a nowa wersja zachowuje każdą wcześniejszą.
• Każdy krok widnieje w historii dokumentu, z osobą i godziną; dziennik aktywności zachowuje go nawet po usunięciu.
• Gdy okres upłynie, archiwum przedstawia dokument do decyzji. Nic nie jest niszczone samoczynnie; administracja firmy decyduje, czy dokument zostanie zniszczony, czy będzie przechowywany dłużej.
• Wyszukiwanie pełnotekstowe znajduje dokument po dowolnym słowie, także po latach.
• Odczyt i przechowywanie na naszych własnych serwerach w Niemczech.

Dokumentacja procedur

GoBD wymagają ponadto dokumentacji procedur (Verfahrensdokumentation): opisu tego, jak dowody księgowe trafiają do Twojej firmy oraz jak są rejestrowane, przechowywane i ponownie odnajdywane. Opisuje ona Twoje procesy, a nie tylko oprogramowanie. Na jej potrzeby znajdziesz w TWT DMS historię każdego dokumentu i okres przechowywania każdego rodzaju dokumentu; w razie wątpliwości zapytaj swojego doradcę podatkowego.

Eksport DATEV dla doradcy podatkowego