GoBD arşivleme: belgeleri denetime dayanıklı biçimde saklama

GoBD bir arşivden ne ister

GoBD, Alman vergi idaresinin elektronik ortamdaki defterler, kayıtlar ve belgeler için belirlediği ilkelerdir. Belgeleri elektronik olarak alan, oluşturan veya saklayan her işletme için, yani bugün neredeyse her işletme için geçerlidir. Bir arşiv için bu, her şeyden önce şu anlama gelir:

• Eksiksiz: her belge yerindedir, hiçbiri eksik değildir.
• Değiştirilemez: saklanan her şey olduğu gibi kalır; bir değişiklik, değişiklik olarak fark edilebilir.
• İzlenebilir: bir belgenin nasıl geldiği ve kimin ne zaman onunla ne yaptığı kayıt altındadır.
• Düzenli: bir belge makul bir süre içinde yeniden bulunabilir.
• Okunabilir: süre sonuna kadar açılabilir ve değerlendirilebilir.

Ne kadar süre saklanır

2025'ten bu yana faturalar ve muhasebe belgeleri sekiz yıl saklanmalıdır (§ 147 AO, § 14b UStG); önceden bu süre on yıldı. Defterler, envanterler ve yıllık finansal tablolar için süre on yıl, alınan ve gönderilen ticari yazışmalar için altı yıl olarak kalır.

Süre, belgenin oluştuğu takvim yılının sonunda başlar. Dolayısıyla Mart 2025 tarihli bir fatura 31 Aralık 2033'e kadar saklanmalıdır.

E-fatura: veri kaydı saklanır

2025'ten bu yana her işletme e-fatura alabilmek zorundadır. Bir e-faturada asıl fatura yapılandırılmış kısımdır: bir XRechnung'un XML dosyası veya bir ZUGFeRD faturasının içindeki XML dosyası. GoBD'yi e-faturaya uyarlayan 14 Temmuz 2025 tarihli Federal Maliye Bakanlığı (BMF) yazısına göre bu yapılandırılmış kısmı saklamak yeterlidir.

Bir ZUGFeRD faturasının PDF dosyası, yalnızca vergi açısından önemli başka bilgiler, örneğin bir muhasebe kaydı notu içeriyorsa ayrıca saklanmalıdır. Bir çıktı, e-faturanın yerini tutmaz.

E-faturaları ücretsiz alma

“Denetime dayanıklı” ne demektir

Denetime dayanıklı (revisionssicher), yasadan değil uygulamadan gelen bir ifadedir: bir denetimin her belgeyi eksiksiz, değiştirilmemiş ve geçmişiyle birlikte bulduğu bir arşiv. Bunun için resmî bir sertifika yoktur; GoBD'ye göre bir yazılım için verilen uygunluk belgeleri vergi dairesini bağlamaz. Belirleyici olan, arşivin işletmede nasıl kullanıldığı ve nasıl tanımlandığıdır.

TWT DMS nasıl saklar

• Her belge türü kendi saklama süresini taşır; yasanın öngördüğü yerde sekiz yıl, yıl sonundan itibaren sayılır.
• Bir belge, geldiği dosya olarak kalır: fotoğraf, PDF, e-fatura.
• Arşivlenmiş bir belge salt okunurdur ve yeni bir sürüm, önceki tüm sürümleri saklı tutar.
• Her adım, kimin ne zaman yaptığıyla birlikte belgenin geçmişinde yer alır; etkinlik günlüğü bu bilgiyi bir silme işleminden sonra da saklar.
• Süre dolduğunda arşiv belgeyi karara sunar. Hiçbir şey kendiliğinden imha edilmez; belgenin imha mı edileceğine yoksa daha uzun süre mi saklanacağına yönetim karar verir.
• Tam metin arama, bir belgeyi yıllar sonra bile içindeki herhangi bir kelimeden bulur.
• Almanya'daki kendi sunucularımızda okunur ve saklanır.

Süreç dokümantasyonu

GoBD ayrıca bir süreç dokümantasyonu (Verfahrensdokumentation) ister: belgelerin işletmenize nasıl ulaştığının, nasıl sisteme alındığının, saklandığının ve yeniden bulunduğunun açıklaması. Bu dokümantasyon yalnızca yazılımı değil, sizin iş süreçlerinizi tanımlar. Bunun için her belgenin geçmişini ve her belge türünün saklama süresini TWT DMS içinde bulursunuz; emin olmadığınız durumlarda mali müşavirinize danışın.

Mali müşavir için DATEV dışa aktarımı